Ein zentrales Merkmal eines workflow-basierten Digital Asset Management (DAM) oder Asset Management Systems (AMS) ist seine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse genau auf ihre Bedürfnisse und Ziele zuzuschneiden. Hier sind die wichtigsten Aspekte, wie diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Anpassbare Workflows
Unternehmen können die Workflows in PAS an ihre eigenen spezifischen Prozesse und Anforderungen anpassen. So lassen sich für jede Abteilung, jeden Anwendungsfall oder jedes Projekt maßgeschneiderte Workflows erstellen.
Die Plattform erlaubt es, den Ablauf eines Workflows individuell zu gestalten – von der Erstellung und Bearbeitung eines Assets bis hin zu dessen Genehmigung und Freigabe. Dies bedeutet, dass sich das PAS-System an die bestehende Arbeitsweise anpassen kann, anstatt dass Teams ihre Arbeitsweise ändern müssen, um PAS zu nutzen.
Beispiel: Ein Marketingteam, das mit verschiedenen Kampagnentypen arbeitet, kann für jede Kampagne einen anderen Workflow definieren, der genau die Schritte abbildet, die für die jeweilige Kampagne erforderlich sind, z. B. Social-Media-Posts, E-Mail-Newsletter oder Printmaterialien.
Skalierbarkeit für Unternehmenswachstum
PAS ist skalierbar und wächst mit dem Unternehmen. Das bedeutet, dass sich die Anzahl der Benutzer, die Menge der Assets und die Komplexität der Workflows leicht erweitern lassen, ohne dass das PAS-System an Effizienz verliert.
Unternehmen können neue Abteilungen, Märkte oder Projekte nahtlos integrieren, indem sie Workflows anpassen und neue Benutzer hinzufügen. Dies ist besonders wichtig für expandierende Unternehmen, die schnell auf neue Herausforderungen reagieren müssen.
Beispiel: Ein Unternehmen, das von nationalen zu internationalen Märkten expandiert, kann problemlos neue Regionen und Teams in PAS integrieren, indem es zusätzliche Benutzerkonten hinzufügt und spezifische Workflows für die neuen Märkte anpasst.
Integration mit anderen Systemen
Das PAS-System kann in die bestehende Software-Umgebung eines Unternehmens integriert werden, z. B. in Content-Management-Systeme (CMS), Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) oder Projektmanagement-Tools. Diese Integration sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Plattformen und verbessert die Effizienz.
Beispiel: Ein Unternehmen, das seine Marketingkampagnen über ein ERP-System verwaltet, kann das ERP-System mit PAS verbinden, sodass z.B. die Metadaten automatisch an PAS übermittelt werden und somit die Projekte in PAS auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.
Unterstützung für verschiedene Dateiformate und Medientypen
Das PAS-System ist in der Lage, eine Vielzahl von Dateiformaten zu unterstützen – von Bildern, Videos und Audiodateien bis hin zu Dokumenten und anderen spezialisierten Dateiformaten. Dies ermöglicht es Teams aus verschiedenen Abteilungen, das System für unterschiedliche Anwendungsfälle zu nutzen.
Die Flexibilität, verschiedene Medientypen zu unterstützen, sorgt dafür, dass Teams wie Design, Marketing, IT oder Produktentwicklung dieselbe Plattform nutzen können, ohne Einschränkungen bei den Dateiformaten zu haben.
Beispiel: Ein Unternehmen, das neben Marketingbildern auch technische Zeichnungen und Produktvideos verwaltet, kann all diese Dateiformate in PAS speichern, organisieren und versionieren, ohne separate Systeme nutzen zu müssen.
Anpassung an regulatorische Anforderungen
In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Finanzindustrie oder dem Rechtswesen müssen Unternehmen oft spezifische regulatorische Anforderungen erfüllen. PAS kann an diese Anforderungen angepasst werden, indem spezielle Workflows eingerichtet werden, die sicherstellen, dass alle gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden.
Die Systeme können so konfiguriert werden, dass sie den strengen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten sicher verwaltet werden und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Beispiel: Ein Unternehmen in der Pharmaindustrie kann Workflows einrichten, die sicherstellen, dass alle Marketingmaterialien und Produktinformationen durch die rechtlichen Prüfungen laufen, bevor sie veröffentlicht werden.
Anpassung an verschiedene Branchen und Abteilungen
Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen an die Verwaltung ihrer digitalen Assets. Das PAS-System kann diese branchenspezifischen Bedürfnisse erfüllen, indem es Anpassungen für verschiedene Abteilungen und Industrien ermöglicht.
Jede Abteilung, ob Marketing, Vertrieb, Rechtsabteilung oder IT, kann ihre eigenen Workflows und Prozesse innerhalb des Systems definieren, sodass es optimal auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt ist.
Beispiel: Ein Produktionsunternehmen kann für die Produktentwicklung Workflows einrichten, die sich von den Workflows im Marketing unterscheiden, sodass beide Abteilungen das System auf ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden können.
Zusammenfassung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Ein workflow-basiertes AMS wie PAS bietet Unternehmen enorme Flexibilität, indem es sich an spezifische Geschäftsanforderungen, Branchenstandards, regulatorische Vorschriften und Unternehmenswachstum anpassen lässt. Mit anpassbaren Workflows, Skalierbarkeit, Unterstützung für verschiedene Dateiformate und der Möglichkeit zur Integration in andere Systeme können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sie auf zukünftige Anforderungen vorbereitet sind.
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