Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist einer der zentralen Vorteile eines workflow-basierten Digital Asset Management (DAM) oder Asset Management Systems (AMS). Durch vordefinierte Workflows wird die Art und Weise, wie digitale Assets verarbeitet, verwaltet und verteilt werden, strukturiert und verbessert. Hier sind die verschiedenen Aspekte, wie ein workflow-basiertes System die Arbeitsabläufe optimiert:
Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
Routineprozesse wie das Hochladen, Kategorisieren, Freigeben und Archivieren von digitalen Assets werden durch automatisierte Workflows schneller und effizienter durchgeführt. Dies verringert die Notwendigkeit, dass Benutzer diese Aufgaben manuell ausführen müssen.
Beispiel: In einem Marketingteam wird ein neuer visueller Content erstellt. Der Workflow kann so eingerichtet werden, dass dieser nach Fertigstellung von der Designabteilung in das PAS-System hochgeladen und direkt zur Genehmigung an die Marketingabteilung weitergeleitet wird, ohne dass jemand dies manuell veranlassen muss.
Automatisierte Genehmigungsprozesse
Ein wichtiger Teil der Optimierung ist die Automatisierung der Freigabeprozesse. In vielen Unternehmen müssen Inhalte oder Assets von mehreren Abteilungen oder Personen genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht oder genutzt werden dürfen. Workflow-basierte Systeme automatisieren diese Prozesse, indem sie die Assets automatisch zur Überprüfung an die zuständigen Personen weiterleiten und den Status verfolgen. So werden Genehmigungen schneller eingeholt, und es gibt keine Verzögerungen durch vergessene oder übersehene Freigabeanforderungen.
Beispiel: Ein Workflow kann so konfiguriert werden, dass er nach dem Upload eines neuen Assets auf dem AMS-System PAS eine Benachrichtigung an den Rechts- oder Compliance-Abteilungsleiter sendet, um das Asset zu prüfen und zu genehmigen, bevor es in die Produktion geht.
Konsistente Einhaltung von Unternehmensstandards
Mit dem workflow-basierten PAS-System wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter die gleichen Prozesse durchläuft, um digitale Assets zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Dies führt zu standardisierten Abläufen, die die Qualität der Arbeit und die Einhaltung interner Richtlinien gewährleisten.
Solche Workflows sorgen auch dafür, dass Inhalte immer den Corporate Design- und Kommunikationsrichtlinien entsprechen. Unternehmen können sicherstellen, dass alle freigegebenen Assets konsistent sind und den Markenstandards entsprechen.
Beispiel: Für jede Erstellung einer neuen Verpackung wird ein Workflow initiiert, der das Asset durch festgelegte Prüfschritte führt – Designüberprüfung, Markenkonformitätsprüfung, rechtliche Prüfung und finale Freigabe durch die Marketingabteilung.
Vermeidung von Engpässen und Verzögerungen
In traditionellen Arbeitsumgebungen können Projekte oft durch Bottlenecks behindert werden, wenn es zu Verzögerungen in der Kommunikation oder Freigabe von Inhalten kommt. Workflow-basierte Systeme optimieren dies, indem sie automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen an die Verantwortlichen senden.
Diese Art der Automatisierung minimiert das Risiko von menschlichen Fehlern, wie z. B. vergessene Freigaben oder Aufgaben. Zudem kann das System Engpässe identifizieren, indem es die Projektverantwortlichen über blockierte Aufgaben informiert, was eine proaktive Problemlösung ermöglicht.
Beispiel: Ein Projektmanager wird benachrichtigt, wenn eine Person in der Genehmigungskette zu lange braucht, um eine Freigabe zu erteilen. Dadurch kann der Manager rechtzeitig eingreifen und sicherstellen, dass das Projekt weiterhin im Zeitplan bleibt.
Mehrfache Benutzerrollen und Aufgabenverteilung
Das PAS-System ermöglicht die Zuweisung von Rollen und Aufgaben an verschiedene Benutzer. Durch die Festlegung von Verantwortlichkeiten werden Aufgaben automatisch an die jeweiligen Personen oder Teams weitergeleitet, je nach Rolle und Zuständigkeit im Workflow.
Dies fördert die Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse, da jeder Benutzer genau weiß, wann und welche Aufgabe zu erledigen ist. Der gesamte Prozess wird dadurch einheitlicher und zielgerichteter.
Beispiel: Ein Workflow kann so gestaltet werden, dass ein Designer ein Asset hochlädt, welches dann automatisch dem Content-Manager zugewiesen wird, der die Metadaten ergänzt und das Asset an den Marketingmanager zur Freigabe weiterleitet.
Effiziente zeitliche Steuerung und Fristen-Management im Workflow
Workflow-basierte Systeme ermöglichen es, Fristen und Deadlines in den Prozess zu integrieren. Automatisierte Erinnerungen und Eskalationen sorgen dafür, dass Deadlines eingehalten werden und es zu keinen unnötigen Verzögerungen kommt.
Ein System kann so eingerichtet werden, dass es automatisch Warnungen an die Beteiligten sendet, wenn eine Aufgabe kurz vor der Frist steht oder überschritten wurde. Auch Eskalationsprotokolle können definiert werden, die bestimmte Aktionen auslösen, falls Deadlines nicht eingehalten werden.
Beispiel: Ein Workflow erinnert automatisch das Marketingteam daran, dass ein Asset innerhalb von zwei Tagen zur Freigabe bereitgestellt werden muss. Falls die Deadline überschritten wird, erhält der Teamleiter eine Benachrichtigung, um Maßnahmen zu ergreifen.
Zusammenfassung der Workflow-Optimierung
Ein workflow-basiertes AMS wie PAS führt zu einer systematischen Strukturierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. Dies trägt zu höherer Effizienz, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bei, während Fehler und Verzögerungen minimiert werden. Gleichzeitig wird die Einhaltung von Qualitäts- und Unternehmensstandards gewährleistet. Das Resultat sind optimierte, transparente und kollaborative Arbeitsabläufe, die den gesamten Lebenszyklus digitaler Assets verbessern.
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