Die Digitalisierung von Kern-unternehmensprozessen in einem sich schnell verändernden Wirtschaftsumfeld, ist es eine essenzielle Grundvoraussetzung für Unternehmen, um adaptiv und flexibel zu sein. Unternehmenskritische Prozesse sind in ihrer digitalisierten Form nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken.
Herausforderungen der Vergangenheit, wie beispielsweise die COVID-19 Pandemie, haben der Notwendigkeit dieser Digitalisierung noch einmal besonderen Nachdruck verliehen, da diese ein weitgehend autonomes Arbeiten möglich machen konnte.
Die Vorteile von Anwendungen, welche ein Arbeiten mit den neuen, digitalisierten Kernprozessen möglich machten, wurden in dieser Zeit besonders deutlich. Zeit- sowie Kostenersparnisse und erhöhte Prozesssicherheit durch klar definierte Prozesse, sind hierfür nur einige Beispiele.
Artworkmanagement Systeme – Potential oftmals unterschätzt oder unbekannt
Um Unternehmen zu unterstützen diese Vorteile wahrzunehmen, sind bereits verschiedene Anwendungen entwickelt worden, welche in den unterschiedlichsten Abteilungen und Firmenbereichen Anwendung finden. Dabei sind jene Anwendungen – wie beispielsweise ERP-Anwendungen – durch Ihre Relevanz für den Unternehmenserfolg umfassend bekannt und werden im Optimierungsprozess priorisiert. Die messbaren Erfolge sprechen dabei für den Bekanntheitsgrad dieser Anwendungen.
Die Vorteile sind allerdings nicht allein auf die renommierten Anwendungen beschränkt. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Applikationen, welche in weiteren Bereichen der Unternehmen ihren Platz finden, in den Unternehmen allerdings noch nicht etabliert sind und deren Existenz sowie Nutzen teilweise noch unbekannt sind.
Ein Beispiel hierfür sind Artwork-Lifecycle-Management Lösungen. Die Verwaltung von Artworks und Druckdaten ist ein entscheidender Aspekt des Marketings und damit auch der Bildung starker Marken. Unternehmen investieren beträchtliche Ressourcen in die Erstellung aufwändiger und ansprechender Druckvorlagen, um ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Mit dem wachsenden Volumen an Grafikdateien kann die Verwaltung und Organisation dieser Dateien zu einer Herausforderung werden, die zu Ineffizienz, Fehlern und erhöhten Kosten führt. Media Asset Management Anwendungen können zwar einen Teil dieser Herausforderungen durch eine zentrale Datenverwaltung abdecken, bieten allerdings keine oder unzulängliche Lösungen, um die Erstellungs- und Änderungsprozesse zusätzlich komplett zu digitalisieren. Um diese Herausforderungen zu bewältigen und eine ganzheitliche Lösung zu bieten, wurden sogenannte Artwork-Lifecycle-Management Lösungen als Software-as-a-Service Cloudanwendung entwickelt.
In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Vorteile, wie eine Artwork-Lifecycle-Management-Lösung den Artwork-Management-Prozess in Unternehmen optimiert.
Zentrale Datenverwaltung mittels individuellem Suchverzeichnis
Die stetig wachsende Anzahl an Artwork-Dateien und Druckdaten kann schnell zu unübersichtlichen Datenordnern und Datenchaos führen. Artwork-Management-Tools bieten ein zentrales Verzeichnis, welches das schnelle Auffinden bestimmter Dateien erleichtert. Sämtliche Dateien können individuell sortiert und kategorisiert werden, so dass sie leicht zu finden und jederzeit zugänglich sind. Durch die individuelle Konfiguration bestimmter Kategorien und Schlagwörter, können sämtliche Dokumente und Projekte spezifisch identifiziert und über die detaillierte Suchfunktion gefunden werden. Diese Funktion spart Zeit und reduziert Fehler, da die Teammitglieder und Projektbeteiligten nicht mehr umständlich nach den Dateien und ihren Projekten suchen müssen. Sie können die Dokumente nun schnell und einfach finden und sehen sofort, welche Aufgaben zu erldigen sind.
Große Zeitersparnis
Die kombinierten Funktionen eines Artwork-Management-Tools sparen den Prozess-Stakeholdern und somit den Unternehmen wertvolle Zeit. Die Projektabläufe inklusive Freigabeprozesse sowie die gesamten Artwork- und Druckdaten inklusive sämtlicher Versionierungen werden über eine einzige Anwendung zentral verwaltet. Die digitalisierten Prozesse sorgen für einen automatisierten Projektablauf, in welchem die Projektteilnehmer durch die automatisierten Projekt-E-Mails rechtzeitig über ihre jeweiligen Aufgaben und die dazugehörigen Deadlines informiert werden. Eine manuelle Aufgabenkoordination und Datendistribution ist somit nicht mehr nötig und verringert so die gesamte manuelle Kommunikation, wodurch eine massive Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent erzielt wird.
Versionskontrolle
Die integrierte Versionskontrolle ermöglicht es sämtlichen betroffenen Stakeholdern, Änderungen an den Artwork-Dateien zu verfolgen. Mit der ins Projektmanagement integrierten, Ansichts- und Vergleichsfunktion können Projektteilnehmer, egal ob interne Mitarbeiter oder externe Partner, Änderungswünsche und sonstige Mitteilungen direkt an dem Dokument kommunizieren und die Kommentare der anderen Projektteilnehmer nachvollziehen. Die Versionskontrolle erlaubt zusätzlich, bei Bedarf auf frühere Versionen zurückzugreifen, und stellt sicher, dass nur die freigegebenen Dokumente verwendet werden. Dies hilft Unternehmen und Prozesse kontinuierlich zu optimieren und kostspielige Fehler zu vermeiden, welche durch die Verwendung einer falschen Version einer Datei verursacht werden können.
Organisierter Projektablauf und Schnittstellenfunktion
Artwork-Management-Tools bieten über das Projektmanagement übersichtliche, projektspezifische Abläufe und vereinfachen durch Funktionen wie automatisierte Aufgabendistribution und individuelle Aufgabentimings die Zusammenarbeit an den verschiedenen Projekten. Die Projektteilnehmer arbeiten zur richtigen Zeit und im vorgegebenen Umfang gemeinsam an den Projekten. Sie können dabei Projektdokumente austauschen, über integrierte Annotations- und Vergleichsfunktionen Feedback geben, um gemeinsam an Änderungen zu arbeiten. Zusätzlich lassen sich dadurch Genehmigungsprozesse in den Projektablauf integrieren und die Genehmigungshistorie digital abbilden. Dadurch kann die Anzahl an Freigabeumläufen wesentlich reduziert werden.
Qualitätskontrolle
Sollten trotz der digitalisierten und sicheren Projektabläufe Fehler auftreten, kann die Ursache dank der Nachvollziehbarkeit und des konsequenten Aufzeichnens aller Aktionen schnell ermittelt werden und nötige Massnahmen zur Fehlerreduzierung eingeleitet werden. Die individuellen Projektabläufe können, je nach Wunsch des anwendenden Unternehmens, mehrere Kontrollpunkte und Genehmigungen vor der Freigabe der endgültigen Dateifreigaben umfassen. Somit wird sichergestellt, dass Projekte nur fortgeführt werden und Dokumente nur verwendet werden, wenn die Anforderungen durch die jeweiligen Projektteilnehmer und Projektverantwortlichen erfüllt sind.
Zeitgemässe Artwork-Management-Systeme erlauben es zudem, die Ursachen bei Freigabe-Ablehnungen direkt zu ermitteln und aufgrund der erhobenen Daten weitere Verbesserungen an den Prozessen zeitnah umzusetzen.
Kosteneinsparungen
Richtig verwendet, führen die aufgeführten Funktionen der Artwork-Management-Tools zu massiven Kostensenkungen. Sie reduzieren den Bedarf an Überarbeitungen und sparen damit Zeit und Kosten. Fehler, die zu kostspieligen Nachdrucken führen, werden dabei ebenfalls massiv reduziert wodurch auch eventuelle notwendige kostspielige und rufschädigende Rückrufe von Produkten verhindert werden können.
Prozessoptimierung durch Analytik und individuelle Reports
Um mithilfe von Artwork-Management Tools wirklich effektiv Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen, ist eine Kernvoraussetzung, dass die digitalisierten Abläufe diese Ersparnisse auch ermöglichen. Mithilfe von integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen, können die abgebildeten Prozesse und die gesamte Projektperformance ausgelesen und ausgewertet werden. Dies hilft Unternehmen die Bottlenecks in den eigenen Prozessen zu identifizieren und Optimierungen vorzunehmen. Über verschiedene Soll/Ist-Vergleiche lassen sich Projektplanung und effektive Projektumsetzung miteinander vergleichen und die Einhaltung der verschiedenen KPIs des Unternehmens analysieren. Zeigen die Berichte Schwachstellen im Prozess auf, kann das Unternehmen genau an diesen Stellen ansetzen, um effektiver und effizienter zu werden.
Applikationskonnektivität und Integration in bestehende Systemumgebungen
Artwork-Management-Systeme überzeugen nicht nur mit den eigenen Funktionen, sondern ermöglichen weitere Automatisierungen und durchgehend digitalisierte Prozesse mittels verschiedener Anbindungen über Schnittstellen zu anderen, etablierten Anwendungen. Daraus ergeben sich dann weitere Vorteile für die gesamte Organisation. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind hierbei vielfältig und individuell auf die Anforderungen übertragbar. Eine Schnittstellenmöglichkeit, die in der Praxis bereits häufige Anwendung findet, ist die Verbindung zwischen dem Artwork-Management-Tool und ERP-Systemen des Kunden. Der Datenaustausch über eine Schnittstelle zwischen beiden Anwendungen ermöglicht massive Zeiteinsparungen, so müssen beispielsweise Artikelstammdaten und Projektinformationen nur über eine Anwendung gepflegt und aktualisiert werden, während die Schnittstelle eine automatisierte Aktualisierung in der anderen Anwendung vornimmt. Projektanlage, Projektstarts und Termine einzelner Aufgaben können ebenfalls über eine ERP-Schnittstelle automatisiert werden. Die Projekte müssen somit nicht mehr aufwendig per Hand im Artwork-Management-Tool angelegt und gestartet werden, sondern können über die Schnittstelle mit gewünschtem Timing gestartet werden. Fehler durch eine redundante Eingabe entfallen mit einer Schnittstelle komplett.
Prozesskompetenz in der Beratung als Grundlage für den Erfolg
Eine solide Technik mit den spezialisierten Funktionen eines Artwork-Management-Systems bildet die Grundlage einer erfolgreichen Systemeinführung. Um jedoch das maximale Potential auszuschöpfen und den Erfolg eines Systems sicherzustellen, ist eine solide Beratung absolut notwendig. Ein Anbieter sollte auf jeden Fall Prozesskompetenz in der jeweiligen Branche mitbringen, um eine qualitativ hochwertige Beratung für die individuellen Bedürfnisse eines Kunden zu gewährleisten. Nur wenn diese Voraussetzung gegeben ist, kann eine effiziente Kommunikation zwischen den Projektverantwortlichen während der Einführung eines Artwork-Management-Systems sichergestellt werden. So lässt sich schlussendlich eine optimale Prozessdigitalisierung und Integration in umliegende Systeme umsetzen.
Fazit
Überträgt man den Nutzen der genannten Vorteile auf die eigene Organisation lässt sich abschließend feststellen, dass sich durch die Investition in Artwork-Management Tools Arbeitsabläufe rationalisieren, Fehler reduzieren und Kosten sparen lassen, was Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil in ihrer jeweiligen Branche verschafft.
Sie sind an einer weiteren, persönlichen Ausführung zu der Thematik interessiert? Mehr Informationen zu unserer Artwork-Management Lösung PAS finden Sie auf unserer Website unter »Applikationen«.
Zusätzlich können Sie jederzeit über unser offizielles Kontaktformular mit unseren persönlichen Kundenberatern in Kontakt treten und sich und Ihrer Organisation einen ersten Eindruck mittels eines unverbindlichen Beratungsgesprächs verschaffen.